Comment identifier des problèmes d'inefficacités au sein d'une entreprise ?

Comme tout cadre, dirigeant et propriétaire d’entreprise, vous vous efforcez tous de créer des lieux de travail rationalisés, efficaces et productifs. Vous souhaitez que vos employés soient engagés et satisfaits et que vos clients soient heureux de faire affaire avec vous mois après mois. Et pourtant, votre organisation présente des problèmes d’inefficacités.

Un excellent point de départ pour identifier les problèmes d’inefficacités dans votre entreprise est de prendre des mesures de base dans toute votre organisation, que vous pouvez ensuite utiliser comme une carte routière vers la résolution de ces zones d’inefficacités. En partant de chaque mesure, demandez (ou recherchez) ce qui contribue à ce chiffre. Les scores de satisfaction des clients, les dépenses informatiques, les avantages sociaux des employés, les heures passées en réunion – chaque chiffre mérite d’être examiné et réévalué.

L’inefficacité en entreprise peut entraîner :

• Du personnel stressé et frustré
• Des problèmes de conformité
• Des délais non respectés

Bien que les pertes économiques puissent être imperceptibles pour la plupart des membres de l’organisation, elles finissent par entraîner une diminution de la croissance et une augmentation des coûts. Le principe de Pareto nous dit que 80 % des résultats négatifs d’une entreprise sont dus à 20 % de ses inefficacités.

Les experts affirment que les processus inefficaces coûtent aux entreprises jusqu’à 30 % de leurs revenus annuels. Il va de soi qu’une fois ces inefficacités identifiées et corrigées, les revenus et la productivité s’amélioreront.

Les indicateurs de l'inefficacité

Aucune organisation, quelle que soit la rigueur de sa gestion, n’échappe au lutin de l’inefficacité. Que doivent rechercher les gestionnaires pour identifier ces problématiques d’inefficacités ?

Bien que certains problèmes soient difficiles à identifier, des thèmes communs apparaissent à l’examen. Ces domaines exigent la plus grande attention de la part d’un gestionnaire ou d’un cadre supérieur.

• Les processus manuels donnent souvent lieu à des pertes de temps, car certaines personnes travaillent plus rapidement ou plus lentement que d’autres. Malheureusement, le travail est régulièrement dupliqué et corrompu au cours des processus manuels
• Les données perdues ou difficiles à trouver font perdre beaucoup de temps aux employés. Si les employés se plaignent régulièrement d’un manque d’organisation sur le lieu de travail ou s’ils sont obligés de se frayer un chemin dans des piles de documents ou de données numériques brutes pour accomplir leurs tâches quotidiennes, ces tâches contre-productives sapent continuellement les bénéfices
• Les réunions font souvent perdre du temps aux employés. L’expression « se réunir jusqu’à la mort » a été inventée par un professeur adjoint d’une grande université pour décrire la façon dont les réunions entravaient l’avancement du travail dans son département
  Les réunions sont idéales pour aborder des questions clés ou critiques, pour stimuler la créativité, la collaboration et le partage d’idées. Cependant, lorsque les réunions deviennent le moyen privilégié de discuter ou d’aborder tous les problèmes qui surgissent sur le lieu de travail, c’est la recette parfaite pour perdre du temps.
  Les réunions trop fréquentes entraînent également l’ennui et la frustration des travailleurs qui sont constamment détournés de leur travail. En outre, les réunions "au fil de l’eau", sans ordre du jour ni objectifs clairs, ne débouchent pas sur des tâches concrètes.
• La dérive des processus est un problème courant dans de nombreuses organisations, en particulier dans les lieux de travail axés sur les données. Lorsque les processus d’une entreprise ne complètent plus ou ne fonctionnent plus selon les paramètres opérationnels des solutions ou des suites numériques, les travailleurs se retrouvent souvent dans la position de devoir concevoir des solutions de contournement pour les tâches de routine au cas par cas.
• Le manque d’orientation stratégique est une carence qui coûte aux organisations des millions de dollars au fil du temps. Une organisation peut avoir d’excellents gestionnaires, superviseurs et travailleurs qui font un excellent travail, mais s’il n’y a pas de "vision", les individus peuvent travailler à contre-courant. Les objectifs et les buts ne sont tout simplement pas alignés. Les cadres, les superviseurs et les employés qui sont souvent trop occupés (ou qui tentent de le paraître) sont un bon indicateur du manque d’orientation stratégique.
• Le manque d’analyse organisationnelle est un fléau pour de nombreuses entreprises, en particulier pour les entreprises prospères qui fonctionnent depuis longtemps selon une modalité donnée. Nous avons tous entendu l’axiome "L’entreprise qui ne planifie pas, planifie son échec". Le fait de ne pas comparer périodiquement les performances dans le temps aux objectifs stratégiques est une problématique d’inefficacité majeure qui est négligée par de nombreuses organisations. Ce problème a tendance à "passer inaperçu", plutôt que d’être identifié comme un exemple flagrant d’inefficacité.
• Les personnes contre les processus. Lorsqu’il s’agit d’identifier les domaines d’inefficacité, ce sont parfois les personnes plutôt que les processus qui sont en cause. Certains organismes, départements et groupes de travail établis cultivent une attitude de "laisser-faire" à l’égard des processus. En devenant trop dépendants des processus établis, les travailleurs peuvent devenir improductifs. Ces travailleurs ont tendance à être négligés lors des changements de lieu de travail. Après tout, les gestionnaires mariés à l’impératif de trouver une nouvelle normalité peuvent devenir moins attentifs aux performances.

Comment palier à ces problèmes d'inefficacités ?

Identifier toutes les sources de pratiques inefficaces peut être une perte de temps sans fin, mais voici quelques méthodes éprouvées que vous pouvez utiliser pour trouver les contrevenants les plus sérieux dans votre organisation :

1. Évaluer les processus actuels : Cette méthode peut être complexe pour les managers de terrain, mais elle en vaut vraiment la peine. Prenez le temps d’observer les processus actuels et de poser des questions aux membres de l’équipe. Cela permet non seulement de mettre en évidence les attitudes d’inefficacités, mais aussi d’améliorer le moral des employés, qui adhèrent ainsi au processus. Cela donne également aux travailleurs l’occasion de signaler des déficiences qu’ils ont peut-être remarquées mais qu’ils ne se sentent pas obligés de divulguer. Il peut sembler évident que les processus ne doivent jamais être plus complexes que nécessaire, mais l’analyse peut révéler des complexités inutiles. Les évaluations de processus qui aboutissent à une rationalisation utile contribuent à éliminer la dérive des processus. Les solutions comprennent souvent des outils de planification et de gestion des ressources, des suites de productivité ou des solutions de productivité autonomes.
2. Raccourcir ces réunions : Comme indiqué ci-dessus, les réunions doivent toujours avoir un ordre du jour, même pour les séances de brainstorming. Les participants ne doivent être que ceux qui sont impliqués dans un projet particulier, plutôt que d’être ouverts au personnel non essentiel. Enfin, les objectifs et les actions de chaque réunion doivent être clairement définis, quelle que soit la durée de la réunion ou l’importance qu’elle peut avoir dans le contexte général.
3. Engager des solutions numériques : Avec la prolifération des organisations axées sur les données, il est désormais possible de rendre les tâches banales plus efficaces très rapidement. L’automatisation des processus métier (BPA) est un logiciel conçu pour simplifier les tâches complexes, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent et d’améliorer leur productivité. Les solutions et suites de productivité peuvent centraliser les données, ce qui élimine le phénomène des "données perdues" , la frustration et la perte de temps.
4. Fixez des objectifs d’amélioration : Si votre entreprise dispose de travailleurs solides qui suivent les directives, le processus d’amélioration de l’efficacité peut devenir comme tout autre projet à traiter, plutôt qu’une sorte de mesure punitive. Une fois les domaines d’amélioration identifiés, les responsables peuvent utiliser des indicateurs clés de performance (KPIs), des points de contrôle et des délais pour s’assurer que les mesures mises en œuvre aident réellement l’organisation à améliorer son efficacité. Dans ce domaine, les plans de communication de la gestion de projet aideront à établir des directives claires sur la manière dont les informations doivent être partagées, sur les responsabilités de chacun et sur les personnes qui doivent être informées de chaque type de communication sur les projets, dans ce cas, le "projet d’amélioration de l’efficacité".
5. Interdisez le micro-management : C’est peut-être un autre point difficile pour certains gestionnaires, mais certains gestionnaires font du micro-management pour se sentir utiles. Cette méthode de micro-gestion peut être une perte de temps colossale lorsque les travailleurs font leur travail de manière adéquate. Dans une organisation bien huilée, l’ouverture et la transparence entre les travailleurs et les managers rendent généralement le micro-management inutile.

Qui suis-je ?

Je m’appelle Pascale FORNONI.

Dirigeante depuis plus de 15 ans ayant un degré élevé d’adaptabilité et de réactivité.

J’ai développé une expertise managériale pluridisciplinaire alliée à une qualité communicationnelle permettant la réussite des négociations.

Passionnée, ma motivation se porte essentiellement sur l’atteinte des objectifs et le bon développement des établissements en fédérant les collaborateurs vers des buts communs.

J’ai une vision stratégique solide, combinée à une attention constante des détails opérationnels dans le respect des orientations des décisionnaires et en toute confidentialité.

J’interviens et accompagne les entreprises dans le cadre de :

• Vacance managériale
• Une stratégie de développement
• Un projet de transformation
• Une recherche d’excellence et d’amélioration de la performance
• Une gestion de crise ou une organisation en difficulté
• Une structuration ou organisation de la gouvernance
• Mise en place d’outils et de formation des collaborateurs
• Coaching des décideurs, cadres, responsables